Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben eine Meinungsverschiedenheit mit einem Ihrer Kunden. Die Auseinandersetzung ist finanziell gewichtig, so dass die Angelegenheit vor Gericht landet. Aber alle Mails, die Ihre Aussagen einwandfrei belegen könnten, wurden zwischenzeitlich von einem Mitarbeiter gelöscht, weil dessen E-Mail-Postfach zu voll war. Ein Alptraum. Oder Sie erhalten unerwarteten Besuch von einem Steuerprüfer, der den gesamten E-Mailverkehr zu einem Geschäftsvorgang aus dem Jahr 2003 einsehen möchte, und zwar sofort...Sind Sie darauf vorbereitet?

Laut dem Gesetzgeber müssen Sie auf solche Fälle vorbereitet sein, wenn Sie nicht riskieren wollen, dass Vorwürfe oder Forderungen zu Ihren Ungunsten ausgelegt werden und damit unkalkulierbare Kosten auf Sie zukommen. Bereits seit Anfang 2002 hat der Gesetzgeber im Rahmen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) festgeschrieben, dass E-Mails bezüglich der Aufbewahrungspflichten dem materiellen Schriftverkehr gleichgestellt sind. Das bedeutet, dass sie wie Briefe, Rechnungen oder andere schriftliche Unterlagen je nach Relevanz für Geschäftsabschlüsse oder die Buchführung mindestens 6 bzw. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Bei nicht vorgelegten Mails drohen bis zu € 250.000 Strafzahlung vom Finanzamt!

Hinzu kommen eine Vielzahl weiterer rechtlicher Vorschriften, die sich insbesondere auf die digitale Natur von E-Mails beziehen bzw. deren Rechtssicherheit garantieren sollen. So müssen E-Mails nicht nur unverändert und vollständig archiviert werden, sondern es muss auch nachweisbar sein, dass sie nicht verändert wurden oder Mails auf dem Weg ins Archiv verloren gingen. Das bedeutet, dass sowohl die Signaturen als auch die Protokolle der jeweiligen Mailserver mitarchiviert werden müssen, damit die Daten gerichtsfest sind. Zudem müssen Mails im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt so archiviert sein, dass sie in zumutbarer Zeit zugänglich gemacht werden können. Ein Verstoß gegen diese Vorschriften kann bei einer Steuerprüfung zu empfindlichen Geldstrafen führen.  Seit Anfang 2009 hat die Finanzbehörde das Recht, ein sogenanntes Verzögerungsentgeld von bis zu € 250.000 zu erheben, wenn der Zugriff auf relevante Daten nicht innerhalb einer bestimmten Frist ermöglicht wird.

Als wäre das nicht schon Aufwand genug, gibt es obendrein einen gesetzlichen Konflikt zwischen den Archivierungsvorschriften und dem Datenschutz. Letzterer verwehrt dem Arbeitgeber die Speicherung von privaten Mails seiner Angestellten. Wer hier nicht rechtliches Glatteis betreten will, hat nur die Möglichkeit im Rahmen einer Betriebsvereinbarung jeglichen privaten Mailverkehr über den Unternehmensaccount zu untersagen.

Wer kennt schon Solvency II und den Sarbanes-Oxley-Act?

Laut einer Umfrage der Zeitschrift Computerwoche haben etwa zwei Drittel aller Unternehmen keine Regeln für die E-Mail-Archivierung. Zumeist wird es den Mitarbeitern überlassen, sich um die Mails selbst zu kümmern. Dass so der Willkür Tür und Tor geöffnet werden und wichtige Dokumente verlorengehen ist damit vorprogrammiert.

Die rechtlichen Vorgaben sind von selbst nur mit einem hohen administrativen und finanziellen Aufwand zu erfüllen, denn die wenigsten kennen alle Vorschriften des GDPdU, geschweige denn die damit im Zusammenhang stehenden amerikanischen Gesetze Solvency II und den Sarbanes-Oxley-Act. Und wer ist schon immer auf dem Laufenden über die offiziellen digitalen Signaturtechniken, die sich alle paar Jahre ändern? Gerade Mittelständler und kleinere Unternehmen sind in dieser Hinsicht kaum abgesichert. Kein Wunder, denn wer weiß, was der Betrieb eines Mailarchivs in Eigenregie alles mit sich bringt, der scheut oft den Aufwand, der damit verbunden ist: Pflege und Betrieb einer Signaturlösung (inklusive der Migration von Schlüsseln und Algorithmen, wenn die gesetzlichen Anforderungen sich ändern), Integration in Backup und Desaster Recovery (verteilte Replikation), Durchsuch- und Onlineverfügbarkeit, besondere Absicherung der wertvollen Inhalte gegen Angriffe sowie regelmäßiges Auditing - ein Aufwand, den kleine und mittlere Betriebe wirtschaftlich und personell von selbst zumeist gar nicht leisten können.

Anwender verbringen 50 % ihrer Zeit mit der Suche nach Dokumenten!

Aber nicht nur die rechtliche Seite stellt eine Herausforderung im Umgang mit Emails dar. Immer wieder werden Mails und ihre Anhänge falsch abgelegt. Da hilft auch keine noch so klare Leitlinie. Bis zu 50 Prozent ihrer Zeit, so der Präsident des Internationalen Dokumenten-Management Verbandes AIIM John F. Mancini, verbringen Anwender damit, Dokumente zu suchen. Die so aufgewendete Arbeitszeit entspricht etwa 120 US-Dollar pro falsch abgelegtem Dokument - und das trotz unterschiedlichster Regularien und Leitlinien, die für ein einheitliches Ablagesystem sorgen sollen. Der Mensch macht nun einmal Fehler. Und viele Menschen machen viele Fehler.

Bei einem solchen Durcheinander ist ein professionell betreutes Email-Archiv die sicherste Lösung. Rechtlich und fiskalisch ist man damit immer auf der sicheren Seite, denn die Mails werden in Echtzeit archiviert und das System stets den neuen rechtlichen Anforderungen und vorgeschriebenen Techniken angepasst. Zudem verbessert es die interne Organisation enorm und entlastet die Mitarbeiter von der zeitaufwendigen Suche nach verschollenen Mails und Dokumenten. Über eine einfache Stichwortsuche erhält jeder dazu berechtigte Mitarbeiter Zugriff auf alle relevanten Vorgänge. Chaotisch ablegen, geordnet finden, lautet die Maxime!

Die meisten Anbieter halten aber nur solche Systeme bereit, die zwar eine Archivierung, aber keinen Mitarbeiterzugriff erlauben. Eine solche Komplettlösung gibt es bislang nur einmal auf dem deutschen Markt. Die Oxford Business News haben diesen Anbieter für Sie ausfindig gemacht und hart verhandelt: Erledigen Sie diesen wichtigen Punkt für Ihr Unternehmen schnell und günstig und fordern Sie jetzt einen Gutschein über €250,00 (Gültig bis zum 31.01.10) an!!!